Hvis der er klare krav til kvalitet og alle kender opgaven til bunds, bliver det andre parametre end kun den rå pris, der afgør, hvem der vinder. Det viser udbud af vinduespolering på Københavns Universitet
Tekst: Torben Elsig-Pedersen / torben@rentidanmark.dk
Vinduespolerbranchen kan sit håndværk, men det er sjældent den får lov til at vise det. Ordene kommer fra Per Hjortshøj, M2-konsulenten, der er mægler på en række rengøringsopgaver og –udbud, og blandt andet står bag et stort udbud af vinduespolering på 40 bygninger for Københavns Universitet.
Han tog afsæt i de udfordringer, vinduespolerne har med deres opmålingssystem og stillede en række kvalitative krav i udbuddet.
»Når branchen får mulighed for at bruge fagligheden i opmålingen, og når udbuddet sætter en række objektive parameter for kvalitet og arbejdsgange, så bliver der ikke de store prisudsving, vi ellers ser. I det konkrete udbud var der ikke ret stor forskel i opmålingsresultaterne. Jeg tager det som udtryk for, at branchen kan sit håndværk, hvis vi i udbuddene giver mulighed for, at det får plads,« siger Per Hjortshøj.
Før har han ofte set udbud, hvor prisen svingede op til 75 procent fra dyreste til billigste tilbud, men i det konkrete udbud på Københavns Universitet var prisvariationen snævret ind til 10 procent i forskel. For når der stilles meget specifikke krav til kvalitet og arbejdsgange, og når overenskomsten skal overholdes, så bliver prisspændet mindre.
Dialogen er vigtig
Ofte er udbud udformet sådan, at der skitseres en opgave på vinduespolering på et antal bygninger, hyppighed mv. Derefter er prisen udslagsgivende. Men i udbuddet på Københavns Universitet blev der brugt tid på dialog med alle tilbudsgivere, de kom med rundt og så bygningsmassen, besigtigede de meget forskellige vinduestyper og foretog en opmåling.
LÆS OGSÅ: “Risiko for cowboyland hvor alle bliver snydt”
I udbudsmaterialet var desuden krav om at oplyse det opmålte vinduesareal og det antal faktaminutter, tilbudsgiverne kom frem til. Dermed var det muligt at vurdere, om de gav bud inden for den samme ramme.
I udbuddet vægtede pris 40 procent, kvalitet 60 procent. Med et prisudsving på kun 10 procent, blev det i høj grad de kvalitative besvarelser, som afgjorde hvem der vandt udbuddet.
For eksempel skulle tilbudsgiverne svare på, hvordan de ville håndtere en række konkrete forhold af betydning for universitetet. Det kunne være hvor mange arbejdsdage vinduespoleringen ville strække sig over, hvordan brugerne bliver adviseret om poleringen, og der var et krav om at opgaven skal foregå kontinuerligt, så der ikke flexes ud og ind af opgaven. Ret konkrete kvalitetsparametre, som det er muligt at vurdere på.
»Vi så en væsentlig større spredning i de kvalitative besvarelser, end vi er vant til. Før har vi ofte set tekst der er kopieret ind fra nogle andre tilbud, men ved at stille specifikke krav, får vi ikke en standardtekst. Her skulle de forholde sig til specifikke vinduestyper, specifikke beregninger på opgaven. Det betød, at vi fik en større variation i besvarelserne, end jeg har set i tidligere udbud,« siger Per Hjortshøj.
Færre om opgaven
De forskelige præcise krav, herunder at overenskomsten skal følges, var måske årsag til at der i sidste ende var færre tilbud end på lignede opgaver.
»Jeg tolker det derhen, at virksomhederne har læst kravene i udbuddet, og dem der ikke ville eller kunne leve op til kravene har undladt at byde. Vi kan ikke afvise, at vi er gået glip af et meget billigt tilbud, når vi ikke har fået bud fra den ikke-organiserede del af branchen. Men modsat kan vi se, at universitetet stadig har sparet omkring 20 procent af den hidtidige omkostning, så det er også muligt at konkurrere på pris, selvom der stilles krav til kvalitet,« siger Per Hjortshøj, der forventer, at der kommer flere af den type udbud fremover.
Ved at stille specifikke krav,
får vi ikke en standardtekst.
Her skulle de forholde sig til specifikke vinduestyper
og specifikke beregninger på opgaven.
Det betød, at vi fik en større variation i besvarelserne.
Per Hjortshøj, rådgiver, M2-Konsulenten.