Eurosoft leverer samlet it-løsning, som samler planlægning og økonomifunktion. Mellemstor rengøringsvirksomhed har været med i udviklingen
Fusionen af OK rengøring og KRS med en samlet omsætning på cirka 50 mio. kroner og 140 medarbejdere udfordrerede ledelsen på planlægning og et samlet økonomisystem. Efter et års søgen efter de rigtige it-løsninger valgte virksomheden at få skræddersyset en samlet løsning. Og det har vist sig både billigere og langt mere smidigt.
“Jo mere vi kan gøre digitalt,
desto mere smidige arbejdsgange
får vi overalt i virksomheden.”
Ole Kristensen, OK Rengøring
»Det har nærmest altid været en udfordring i rengøringsbranchen at planlægningsmodulerne i de forskellige it-programmer ikke hænger sammen med finans- og økonomisystemerne. Derfor har udfordringen været at finde gode planlægningsprogrammer, som opfylder ønsker og behov og samtidig finde et økonomiprogram. Men mange af de store systemer på markedet er ikke altid lette at integrere med hinanden. Den udfordring har vi nu løst med hjælp fra Eurosoft, som i forvejen kender til planlægningsopgaverne i rengøringsbranchen,« fortæller direktør og partner Ole Kristensen fra OK Rengøring.
Efter fusionen mellem OK Rengøring og KRS gik virksomheden i dialog med flere udbydere af it-systemer. Men hver gang stødte de ind i den forhindring, at selvom alle mente de kunne løse opgaven, så var der noget som ikke kom til at fungere optimalt.
»Vi brugte næsten et år på den opgave og brugte mere end 100.000 kroner. Det eneste vi lidt groft sagt har fået ud af det, er en række erfaringer på, hvad der ikke kan lade sig gøre, og hvad vi skal undgå,« siger Ole Kristensen.
Dialog med Eurosoft
Firmaet havde igennem længere tid brugt planlægningsmodulerne fra CleanIT, som udbydes af Eurosoft, og valgte til sidst at lægge kortene på bordet hos dem. Var der overhovedet en mulighed for at koble CleanIT sammen med et økonomisystem og samtidig opfylde en række nye ønsker og behov, som var blevet skitseret i fusionsprocessen.
»I dag står vi med et samlet administrationssystem (ERP system), som kan opfylde 80-90 procent af vores behov, og vi arbejder fortsat sammen med Eurosoft på at udvikle nye elementer. Der kommer hele tiden nye behov og nye krav, som systemet skal kunne leve op til, og jeg kan kun rose Eurosoft og Niels Hosbond for at være hurtig til at udvikle ting til en meget fornuftig og konkurrencedygtig pris,« siger Ole Kristensen.
Han fortæller historien, fordi han ved, at mange i rengøringsbranchen står med de samme udfordringer.
»Det er klart at jo flere der begynder at benytte de systemer som Eurosoft nu har udviklet, desto stærkere et system vil vi få til branchen. For så kan vi drage fordel af, at vi er flere virksomheder, som dybest set har nogle behov, der ligner hinanden,« siger OK-direktøren.
Alt samles i et system
Den samlede it-løsning kan håndtere planlægning inden for almindelig rengøring, vinduespolering, ejendomsservice og kobler samtidig kvalitetsrapporter, arbejdsbeskrivelser og APV’er mv. sammen i systemet. Økonomi- og lønsystemer er også integreret. Så når en vinduespolerer får sin arbejdsseddel leveret i en app på mobiltelefonen, kan han melde tilbage i systemet, når opgaven er udført og samtidig lægger oplysningerne sig ind i lønsystemet.
På samme vis bliver kvalitets-, APV-rapporter, arbejdsbeskrivelser mv. digitaliseret, så der ikke længere skal stå en mappe på alle arbejdspladser. I stedet kan de opdaterede oplysninger tilgås digitalt.
»Jo mere vi kan gøre digitalt, desto mere smidige arbejdsgange får vi overalt i virksomheden,« siger Ole Kristensen. Han vurderer samtidig at systemerne giver et godt overblik over den kvalitet, virksomheden leverer og at det dermed bliver lettere at følge op på tingene.
Hos Eurosoft glæder produktudvikler på CleanIT-systemerne, Niels Hosbond, sig over samarbejde med rengøringsbranchen.
»Jeg er glad for, at OK Rengøring, også efter fusionen med KRS, har valgt at fortsætte det mangeårige samarbejde med Eurosoft. Det er en fornøjelse at arbejde sammen med selskabets kreative, professionelle og visionære ledelse. Samarbejdet har blandt andet resulteret i, at CleanIT nu også er med dimensionsregnskaber, som giver brugerne fine muligheder for at følge op på økonomien i såvel de enkelte forretningsområder som på specifikke projekter.«
Man kan læse om Eurosoft og CleanIT på