Det kan være svært helt at gennemskue, hvad digital rengøring er for noget. Brian Mogensen fra Pancomp Danmark har her beskrevet en tænkt kundecase med udgangspunkt i nogle situationer rengøringsafdelingen oplever. Artiklen har til formål at give læseren indsigt i fordelene med et moderne digitalt drifts- og planlægningssystem.
Tekst: Brian Mogensen, ekspert i digitalisering af opgaver inden for rengøring, indehaver af Pancomp Danmark
Kommuner med stor geografisk udstrækning og rengøringsvirksomheder med kunder i et større område, kan have udfordringer med den interne kommunikation. Digital rengøring er ikke kun planlægning, drift og dokumentation:
Med digital rengøring behøver medarbejderen ikke at komme forbi kontoret for at få sine opgaver. Servicemedarbejderen ser sine opgaver i Appen, hvor instruktioner er baseret på standardiserede skabeloner. Kundens adresse, konkakt- og nøgleinformationer er en del af Appen.
Al nødvendig information er lige i hånden og det et let at kommunikere med kontoret.
Planlagte rengøringsopgaver
Der er planlagt løbende opgaver hos Kunde A/S, hvor der skal gøres rent to timer tirsdag og fredag året rundt. Dog skal der ikke gøres rent i juli måned, hvor de har ferielukket. Dette er allerede lagt ind i planen, hvor opgaverne er pauset i denne perioden.
Daglige ændringer i driften
I næste uge skal der ikke gøres rent om fredagen, men om torsdagen. Denne ændring gælder kun denne ene gang, og i Appen vises den kun denne dag.
Rengøringslederen flytter fredagsopgaven til om torsdagen. Dette foregår med musen. Ole, som normalt gør rent hos kunden, kan ikke tage opgaven. Han arbejder ikke om torsdagen, hvilket fremgår af normtimerne, der er registreret pr. ugedag og for hele ugen.
Find afløser
I løsningen har rengøringslederen en oversigt over medarbejdere, der tidligere har været hos kunden og derfor kender forholdene. Pia er en kandidat, og hun har ledig tid ud fra torsdagens normtimer. Opgaven flyttes fra Ole til Pia. Denne historik gemmes og kan også let fortrydes, hvis det ønskes.
Kommunikation kontor – servicemedarbejder
Pia kan allerede nu se den nye opgave i Appen, men det er ikke sikkert hun tjekker dette. Det er heller ikke sikkert at hun har åbnet for Appen på mobilen. Som en reminder sender rengøringslederen en SMS, direkte fra rengøringsplanen. Opgavebeskrivelsen er allerede udfyldt i beskeden, og der kan let tilføjes ekstra kommentarer. Pia ser SMS beskeden og sender besked tilbage om at dette er OK. Både den SMS som sendes fra rengøringsplanen (eller fra den generelle SMS funktion) og svaret den anden vej, gemmes i systemet. Dialogen og historikken er således dokumenteret.
Ikke rengøringsparat
Hos kunder kan der være forhold, som skal meddeles rengøringsleder eller andre kolleger. Til dette anvendes Appens Aktiviteter, som er en drop down menu med alle de typer af rapportering, der måtte være relevant. Pia kan f.eks. vælge ”ikke rengøringsparat”, tage et billede og skrive eller indtale en besked som helt automatisk registreres som tekst i Appen og lagres i løsningen.
Alle rapporteringsmuligheder med Aktiviteter kan oprettes af rengøringslederne. Dette gør det enkelt for kollegerne ude hos kunden at rapportere afvigelser, observationer og beskeder.
Skabeloner med strukturerede instruktioner
Arbejdsbeskrivelser er en del af opgavebeskrivelsen som instruktioner til servicemedarbejderen. Hver rengøringsleder har ofte sin egen stil, når det gælder at skrive instruktioner.
For at sikre at arbejdsbeskrivelserne er tydelige og ens fra gang til gang, oprettes et bibliotek med instrukser. Disse beskrivelser grupperes i pakker til de forskellige opgavetyper. (Daglig rengøring, håndværkerrengøring og så videre.) Skabeloner gør det let at oprette ensartede arbejdsmetoder, som en del af opgavebeskrivelser.
Dette forenkler rengøringslederens arbejde, og er med til at sikre en god kommunikation. Opgaver beskrives ens hver gang og er let at forstå for servicemedarbejderne.
Mødelokalet skal ikke gøres rent i dag
Rengøringslederen kan oprette en besked, gældende for en lokation en specifik dag. Mødelokalet vil være optaget hele dagen, og skal derfor ikke rengøres.
Når Ole, eller en anden medarbejder, tjekker in hos kunden (med NFC, QR eller manuelt med GPS Tagging), vil Ole modtage beskeden som SMS. Det samme ville ske, hvis det var Pia som mødte ind hos kunden.
Opgavebeskriveler på Appen, med strukturerede og præcise instruktioner er sammen med enkel rapportering fra servicemedarbejderen samt 2-vejs SMS kommunikation vores bud på effektiv kommunikation.
Pancomp Danmark er med på rengøringsmessen Rent i Danmark. Stand nr. 1723.