Fra 1. juli skal alle arbejdspladser registrere medarbejdernes arbejdstid.
Her beskrives, hvordan det bedst gøres for en rengøringsvirksomhed.
TEKST:
Bjørn Johannesen,
uafhængig rådgiver inden
for it-løsninger til
rengøringsvirksomheder
Det kan være svært at blive klog på den nye lov om tvungen tidsregistrering. I lovteksten kan du f.eks. læse, at der ikke er krav om at registrere start og slut på arbejdsdagen – men man skal dokumentere at 11-timers reglen er overholdt.
Nettet giver både brugbar information og mindre brugbar information. Vi bringer her et lille udpluk:
”Arbejdsgivere skal indføre et arbejdstidsregistrerings-system, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for den enkelte lønmodtager.” (ft.dk)
”Det skal sikre, at både deres arbejdstid overholdes samt reglerne for hviletid. De indebærer retten til mindst 11 sammenhængende timer dagligt uden arbejde.” (finans.dk)
”Der er metodefrihed til, hvordan man gør dette, blot systemet kan sikre overholdelsen af direktivets regler og systemet er objektivt, pålideligt og tilgængeligt for medarbejderne, så de kan kontrollere deres arbejdstid.” (smvdanmark.dk)
”Beskæftigelsesministeriet har bekræftet, at pligten til at registrere arbejdstiden udelukkende omfatter den samlede daglige arbejdstid. Der er altså ikke en pligt til at registrere arbejdstidens start- og sluttidspunkt.” (smvdanmark.dk)
”Systemet skal kunne registrere, på hvilket tidspunkt på dagen arbejdet udføres af hensyn til overholdelse af hviletidsbestemmelser. For de arbejdstagere, der har fleksible arbejdstid – eller kører rundt og besøger kunder, kan det være en udfordring løbende at skulle registrere al deres arbejdstid.” (ret-raad.dk)
”Beskæftigelsesministeriet har oplyst i et svar, at det vil udgøre tilstrækkelig opfyldelse af registreringskravet at implementere et system, hvor der kun registreres den arbejdstid, der fraviger fra den normale daglige arbejdstid.” (mklaw.dk)
Rengøringsbranchen er allerede
erfarne tidsregistratorer
Tidsregistrering er ikke nyt for branchen, hvor tid er en vigtig del af forretningen: Normtimer, disponerede timer, faktiske timer, løntimer, faktureret tid. Tidsregistrering er standard i et moderne rengøringssystem. Hvis du ikke allerede er gået over til digital rengøring, er der nu endnu et godt argument for at digitalisere processerne med planlægning, drift og dokumentation. Alle medarbejdere i huset kan anvende løsningen. Det er ikke udelukkende servicemedarbejderens tid, der kan dokumenteres.
Tidsregistreringen kan anvendes af alle – uanset om du er på kontoret, på farten, der hjemme eller ude hos kunden. Registreringen foregår med App, der registreres GPS position. På faste arbejdspladser er der også andre muligheder.
Der er ingen krav om digital registrering i den nye lov, men der skal implementeres procedurer til sikring af korrekt dokumentation. Men digital registrering er oplagt. Det er en enkel, sikker dokumentation med minimal administration, og du har måske allerede løsningen i huset.
Normtimer og planer giver ikke
korrekt dokumentation
Normtimer, aftalt arbejdstid pr. ugedag, siger ikke noget om den faktiske arbejdstid. Normtimer er ressourcer til rådighed.
Planer er disponering af medarbejderressourcerne. Dette er heller ikke en dokumentation af arbejdstiden. Den faktiske arbejdstid vil altid fravige fra planerne – mere eller mindre.
Der er dagligt ændringer i driften: Fravær, nye opgaver og ændringer til det allerede planlagte.
Selv om der gives mulighed for kun at registrere ændringer til det planlagte, er dette en tung metode. Medarbejderen skal holde øje med tiden og huske at notere eventuelle afvigelser.
Digital tidsregistrering
Der findes flere muligheder for digital registrering, som det fremgår af følgende.
Komme-gå terminal
På kontorer og større, faste arbejdspladser kan der anvendes komme-gå terminaler, hvor man stempler ind og ud med sit ID-kort. Dette er en enkel løsning, som er nem at etablere. Der er ikke behov for App i dette tilfælde, hvilket reducer omkostningerne til etablering og drift.
Tags og QR koder
Servicemedarbejdere anvender allerede App og NFC tags eller QR koder for at registrere tidsforbrug og tilstedeværelse hos kunden. Ved at holde mobilen hen til taggen, registreres tidspunkt og arbejdstiden dokumenteres automatisk.
Manuel ind- og udtjek
Ikke alle rengøringskunder er NFC tagget, hvorfor medarbejderen også kan tjekke ind manuelt. For at dette skal være troværdigt, registreres GPS positionen. Denne metode kan anvendes af alle medarbejdergrupper indenfor alle brancher. Arbejdstiden registreres med App uanset hvor du befinder dig.
Løsningen
Hvis du allerede har et rengøringssystem med tidregistrering, kan medarbejdergruppen udvides fra servicemedarbejderne til de øvrige personalegrupper.
Hvis du ikke er digitaliseret, er dette lejligheden til at kigge på en løsning, hvor Appen spiller en central rolle.
• Registrering med NFC Tag eller QR kode.
• GPS positionering ved manuel registrering.
• Registrering af pause.
Et rengøringssystem som også har komme-gå terminal som en integreret del af løsningen, giver fleksible og prisvenlige muligheder. Digital registrering er en meget enkel og sikker dokumentation af arbejdstid med start- og sluttidspunkter. Der er meget lidt administrativ arbejde med denne type løsning, som fungerer uanset om der planlagt opgaver eller ej. Om du er på kontoret, i bilen, der hjemme eller hos kunden: Arbejdstiden er dokumenteret digitalt.